Inköpsorder vs kontrakt: Vad är skillnaden?

 inköpsorder vs kontraktsskillnader

ibland är det lätt att bli förvirrad när man arbetar med inköpsorder. Vi har till exempel redan pratat om vad som skiljer dem från fakturor, men det är bara ett dokument. Vad sägs om några andra som du kommer att använda under en upphandlings-och inköpsprocess? Ett viktigt dokument som du inte bör blanda ihop med POs är ett kontrakt du skriver med leverantören. Men vad exakt är skillnaden mellan en inköpsorder vs kontrakt?

Läs det här inlägget för att ta reda på det.

Vad är en inköpsorder och vad är ett kontrakt?

för att bättre förstå skillnaden mellan en inköpsorder och kontrakt måste du veta vad var och en av dem är och vad de används för.

en inköpsorder är ett dokument, idag vanligtvis i elektronisk form, även om papper fortfarande används ibland (men rekommenderas inte om det kan undvikas) som du skickar som köpare till säljaren för att beställa en produkt eller material som du behöver.

en PO innehåller vanligtvis:

  1. köparens information (namn, adress och kontakt)
  2. säljarens information (namn, adress och kontakt)
  3. datum då PO utfärdas
  4. detaljer om varor som beskrivning och kvantitet
  5. hur mycket pengar köparen förfaller för dessa varor
  6. ett inköpsordernummer
  7. villkor
  8. en underskrift av den person (inköpschef eller upphandlingsansvarig) som ansvarar för att godkänna inköpsordern.

en gång accepterad av säljaren blir inköpsordern ett juridiskt bindande dokument som båda parter (köpare och säljare) måste följa till punkt och pricka.

och där ligger all förvirring. Vid ett tillfälle blir PO juridiskt bindande, men endast när det accepteras av säljaren. Å andra sidan är ett kontrakt juridiskt bindande från dag ett.

skillnaden, du ser, är liten, men den är där. Vi behöver bara gräva lite djupare för att avslöja det.

hur inköpsorder vs kontrakt skulle stå i domstol?

så vad sägs om det juridiska värdet av inköpsorder vs kontrakt? Hur skulle var och en av dem stå i domstol? Det som förmodligen förvirrar många här är när PO blir juridiskt bindande. Som vi redan har fastställt händer det bara när PO accepteras av säljaren och inte tidigare. Fram till dess är PO faktiskt ett kommersiellt dokument. Det betyder att det inte har något juridiskt värde fram till den punkten.

ett kontrakt är å andra sidan rättsligt bindande från början och kommer som sådant att hålla mycket bättre i domstol.

ett kontrakt är mer specifikt

även om PO och kontrakt innehåller mycket av samma information, är den senare mer specifik och går in i mer detalj. Detta är särskilt viktigt för villkor.

du bör till exempel använda kontakter för att definiera saker som arbetsomfång (SoW) och när det finns mer komplexa termer relaterade till köpet än vad som skrivs i PO.

de används för olika saker

slutligen används en inköpsorder och ett kontrakt trots allt för olika saker. Normalt skulle du använda en PO för att beställa och köpa och objekt, medan kontraktet oftast används för att betala för en tjänst som utförts.

det betyder att du bör tänka noga och överväga dina affärsbehov innan du fattar ett beslut vilket dokument, inköpsorder vs kontrakt, att använda när.

slutsats

även om liknande, inköpsorder vs kontrakt har tydliga skillnader i hur de används, om de är juridiskt bindande, vad de används för och mer. För att säkerställa att ditt företag går smidigt bör du känna till dessa skillnader och jag hoppas att det här inlägget hjälpte dig i den delen.