Zamówienie a umowa: jaka jest różnica?

zamówienie a różnice w kontraktach

czasami łatwo jest się pomylić podczas pracy z zamówieniami zakupu. Na przykład, rozmawialiśmy już o tym, co odróżnia je od faktur, ale to tylko jeden dokument. A co z innymi, które będą używane w trakcie procesu zaopatrzenia i zakupów? Ważnym dokumentem, którego nie powinieneś mieszać z POs, jest umowa, którą podpisujesz z dostawcą. Ale jaka dokładnie jest różnica między zamówieniem a umową?

przeczytaj ten post, aby się dowiedzieć.

co to jest zamówienie i co to jest umowa?

aby lepiej zrozumieć różnicę między zamówieniem a umową, musisz wiedzieć, co to jest i do czego są używane.

zamówienie zakupu jest dokumentem, dziś zwykle w formie elektronicznej, chociaż papier jest nadal używany czasami (choć nie jest zalecany, jeśli można go uniknąć), który wysyłasz jako kupujący do sprzedawcy, aby zamówić produkt lub materiał, którego potrzebujesz.

PO zazwyczaj zawiera:

  1. informacje kupującego (nazwa, adres i kontakt)
  2. informacje sprzedawcy (nazwa, adres i kontakt)
  3. Data Wydania zamówienia
  4. szczegóły dotyczące towarów, takie jak opis i ilość
  5. kwota pieniędzy, którą Kupujący jest zobowiązany za te towary
  6. numer zamówienia zakupu
  7. regulamin
  8. podpis osoby (kierownika zakupów lub urzędnika ds. zakupów) odpowiedzialnej za autoryzację zamówienia.

po zaakceptowaniu przez Sprzedającego zamówienie staje się prawnie wiążącym dokumentem, który obie strony (Kupujący i sprzedający) muszą przestrzegać do pisma.

i tu leży całe zamieszanie. W pewnym momencie PO staje się prawnie wiążące, ale tylko wtedy, gdy zostanie zaakceptowane przez Sprzedającego. Z drugiej strony umowa jest prawnie wiążąca od pierwszego dnia.

różnica, widzisz, jest mała, ale jest. Musimy tylko kopać głębiej, żeby to odkryć.

jak wyglądałoby zamówienie a umowa w Sądzie?

a co z wartością prawną zamówienia a umowy? Jak każdy z nich stanie w sądzie? Co prawdopodobnie myli wielu tutaj jest, kiedy PO staje się prawnie wiążąca. Jak już ustaliliśmy, dzieje się tak tylko wtedy, gdy PO zostanie zaakceptowane przez Sprzedającego, a nie wcześniej. Do tego czasu PO jest w rzeczywistości dokumentem handlowym. Oznacza to, że nie ma on do tego momentu wartości prawnej.

z drugiej strony umowa jest prawnie wiążąca od początku i jako taka będzie miała znacznie lepsze miejsce w sądzie.

Umowa jest bardziej szczegółowa

chociaż PO i umowa zawierają wiele tych samych informacji, ta ostatnia jest bardziej szczegółowa I wchodzi w szczegóły. Jest to szczególnie ważne w przypadku warunków.

na przykład, powinieneś używać kontaktów do definiowania rzeczy takich jak Zakres pracy (SoW) i kiedy są bardziej złożone terminy związane z zakupem niż jest napisane w PO.

są używane do różnych rzeczy

wreszcie, zamówienie zakupu i umowa są w końcu używane do różnych rzeczy. Normalnie, można użyć PO do zamówienia i zakupu i przedmiotu, podczas gdy umowa jest najczęściej używany do zapłaty za wykonaną usługę.

oznacza to, że powinieneś dokładnie przemyśleć i rozważyć swoje potrzeby biznesowe przed podjęciem decyzji, który dokument, zamówienie zakupu vs umowa, użyć kiedy.

Concluion

chociaż podobne, zamówienie zakupu vs umowa mają wyraźne różnice w sposobie ich wykorzystania, czy są prawnie wiążące, do czego są używane i więcej. Aby zapewnić sprawne działanie Twojej firmy, powinieneś znać te różnice i mam nadzieję, że ten post pomógł ci w tej sprawie.