Ordine di acquisto vs Contratto: qual è la differenza?

Differenze tra ordini di acquisto e contratti

A volte, è facile confondersi quando si lavora con gli ordini di acquisto. Ad esempio, abbiamo già parlato di ciò che li rende diversi dalle fatture, ma questo è solo un documento. Che dire di qualche altro che utilizzerai nel corso di un processo di approvvigionamento e acquisto? Un documento importante che non dovresti confondere con POs è un contratto che firmi con il fornitore. Ma qual è esattamente la differenza tra un ordine di acquisto e un contratto?

Leggi questo post per scoprirlo.

Che cos’è un Ordine di acquisto e che cos’è un contratto?

Per comprendere meglio la differenza tra un ordine di acquisto e un contratto, è necessario sapere quali sono ciascuno di essi e a cosa servono.

Un ordine di acquisto è un documento, oggi di solito in formato elettronico, anche se la carta è ancora usato a volte (anche se non consigliato se può essere evitato) che si invia come acquirente al venditore per ordinare un prodotto o materiale che avete bisogno.

Un PO di solito include:

  1. Acquirente di informazioni (nome, indirizzo e contatti)
  2. Venditore di informazioni (nome, indirizzo e contatti)
  3. Data in cui l’ordine di acquisto viene emessa
  4. Dettagli di beni come la descrizione e la quantità
  5. La quantità di denaro che l’acquirente è a causa di questi beni
  6. Un numero di ordine di acquisto
  7. Termini e condizioni
  8. Una firma della persona (acquisto di manager o di procurement officer) responsabile per l’autorizzazione e l’ordine di acquisto.

Una volta accettato dal venditore, l’ordine di acquisto diventa un documento legalmente vincolante che entrambe le parti (acquirente e venditore) devono seguire alla lettera.

E c’è tutta la confusione. A un certo punto, l’OP diventa legalmente vincolante, ma solo quando viene accettato dal venditore. D’altra parte, un contratto è legalmente vincolante dal primo giorno.

La differenza, vedi, è piccola, ma è lì. Dobbiamo solo scavare un po ‘ più a fondo per rivelarlo.

Come ordine di acquisto vs contratto sarebbe stare in tribunale?

Quindi, per quanto riguarda il valore legale dell’ordine di acquisto vs contratto? Come sarebbe ognuno di loro stare in tribunale? Ciò che probabilmente confonde molti qui è quando il PO diventa legalmente vincolante. Come abbiamo già stabilito, ciò accade solo quando il PO è accettato dal venditore e non prima. Fino ad allora, il PO è in realtà un documento commerciale. Ciò significa che non ha valore legale fino a quel momento.

Un contratto, d’altra parte, è legalmente vincolante fin dall’inizio e come tale si terrà molto meglio in tribunale.

Un contratto è più specifico

Sebbene PO e contratto includano gran parte delle stesse informazioni, quest’ultimo è più specifico e va più in dettaglio. Questo è particolarmente importante per termini e condizioni.

Ad esempio, dovresti usare i contatti per definire cose come scope of work (SoW) e quando ci sono termini più complessi relativi all’acquisto di quelli scritti nel PO.

Sono utilizzati per cose diverse

Infine, un ordine di acquisto e un contratto sono, dopo tutto, utilizzati per cose diverse. Normalmente, si utilizza un PO per ordinare e acquistare e articolo, mentre il contratto viene utilizzato principalmente per pagare un servizio reso.

Ciò significa che dovresti riflettere attentamente e considerare le tue esigenze aziendali prima di prendere una decisione su quale documento, ordine di acquisto vs contratto, utilizzare quando.

Concluion

Sebbene simili, l’ordine di acquisto rispetto al contratto presenta chiare differenze nel modo in cui vengono utilizzati, se sono legalmente vincolanti, per cosa vengono utilizzati e altro ancora. Per garantire che la tua attività funzioni senza intoppi, dovresti conoscere queste differenze e spero che questo post ti abbia aiutato in questa materia.