Bon de commande vs Contrat: Quelle est la différence?

 Différences entre bons de commande et contrats

Parfois, il est facile de se confondre lorsque vous travaillez avec des bons de commande. Par exemple, nous avons déjà parlé de ce qui les différencie des factures, mais ce n’est qu’un document. Qu’en est-il d’un autre que vous utiliserez dans le cadre d’un processus d’approvisionnement et d’achat? Un document important que vous ne devez pas confondre avec le PDv est un contrat que vous signez avec le fournisseur. Mais quelle est exactement la différence entre un bon de commande et un contrat?

Lisez cet article pour le savoir.

Qu’est-ce qu’un Bon de commande et Qu’est-ce qu’un Contrat?

Pour mieux comprendre la différence entre un bon de commande et un contrat, vous devez savoir ce que sont chacun d’eux et à quoi ils servent.

Un bon de commande est un document, aujourd’hui généralement sous forme électronique, bien que le papier soit encore parfois utilisé (mais non recommandé si cela peut être évité) que vous envoyez en tant qu’acheteur au vendeur pour commander un produit ou un matériau dont vous avez besoin.

Un PO comprend généralement:

  1. Informations sur l’acheteur (nom, adresse et contact)
  2. Informations sur le vendeur (nom, adresse et contact)
  3. Date d’émission du bon de commande
  4. Détails des marchandises telles que description et quantité
  5. Le montant que l’acheteur doit pour ces marchandises
  6. Un numéro de bon de commande
  7. Conditions générales
  8. Une signature de la personne (responsable des achats ou responsable des achats) chargée d’autoriser le bon de commande.

Une fois accepté par le vendeur, le bon de commande devient un document juridiquement contraignant que les deux parties (acheteur et vendeur) doivent suivre à la lettre.

Et là réside toute la confusion. À un moment donné, le bon de commande devient juridiquement contraignant, mais seulement lorsqu’il est accepté par le vendeur. D’autre part, un contrat est juridiquement contraignant dès le premier jour.

La différence, voyez-vous, est petite, mais elle est là. Nous avons juste besoin de creuser un peu plus pour le révéler.

Comment le Bon de commande et le Contrat se Présenteraient-ils devant les tribunaux?

Alors, qu’en est-il de la valeur légale du bon de commande par rapport au contrat? Comment chacun d’eux se présenterait-il au tribunal? Ce qui déroute probablement beaucoup ici, c’est lorsque le PO devient juridiquement contraignant. Comme nous l’avons déjà établi, cela ne se produit que lorsque le bon de commande est accepté par le vendeur et pas avant. Jusque-là, le bon de commande est en fait un document commercial. Cela signifie qu’il n’a aucune valeur juridique jusque-là.

Un contrat, en revanche, est juridiquement contraignant dès le départ et, en tant que tel, tiendra beaucoup mieux devant les tribunaux.

Un contrat est plus spécifique

Bien que le bon de commande et le contrat comprennent une grande partie des mêmes informations, ce dernier est plus spécifique et va plus en détail. Ceci est particulièrement important pour les termes et conditions.

Par exemple, vous devez utiliser des contacts pour définir des choses comme la portée du travail (SoW) et lorsqu’il y a des termes plus complexes liés à l’achat que ce qui est écrit dans le PO.

Ils sont utilisés pour des Choses différentes

Enfin, un bon de commande et un contrat sont, après tout, utilisés pour des choses différentes. Normalement, vous utiliseriez un bon de commande pour commander et acheter et un article, tandis que le contrat est principalement utilisé pour payer un service rendu.

Cela signifie que vous devez bien réfléchir et tenir compte des besoins de votre entreprise avant de décider quel document, bon de commande ou contrat, utiliser quand.

Conclusion

Bien que similaires, les bons de commande et les contrats présentent des différences claires dans la façon dont ils sont utilisés, s’ils sont juridiquement contraignants, à quoi ils servent et plus encore. Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, vous devez connaître ces différences et j’espère que ce post vous a aidé dans cette affaire.